Eraginkortasuna kudeaketa fisiko bat artxiboa enpresa baten araberakoa ezartzeko tresnak eta berariazko metodoak
Funtsezkoa da enpresa bat izan nahi du kezkatuta bere dokumentuak.
Bat baino askoz gehiago hutsa lege compulsión betetzeko, artxibo bat da beharra. Kudeaketa egungo erregistro, tarteko-eta kudeaketa-artxiboak bi zerbitzuak ez partizioak eta koordinatu horien artean: artxiboak zerbitzu eta erregistro biltegia. Hala nola, artxibo paper dokumentu bat da prozedura hori izan daiteke azkar konplexua bada, arauak eta praktika onak ez badira betetzen, dagokionez, bai sailkapen biltegiratze. Edozein forma edo jarduera enpresaren kudeaketa artxibo bat da beharra. Hasi zen arinki da, nahiz oinarritutako ekintzak a priori sinplea da: helburua artxiboa da, alde batetik, gordetzeko eta mantentzeko dokumentuak enpresaren egoera onean, beste alde batetik, horiek aurkitu, edo, horiek itzultzeko edozein unetan. Horregatik, ez da murriztu sinple bat biltegiratze ordena betetzeko epea atxikipena paperak, baina oinarritzen da kudeaketa integrala paper artxiboa, hau da, zati bat artxibatzea politika hori izango da eraginkorra eta iraunkorra, sortu zenetik arte suntsitzea artxiboak. Kudeaketa egungo eta tarteko artxibo administrazio-helburuetarako eskatzen du, bereziki, tresna eta berariazko metodoak kontuan hartuta ezarri mugak lotutako dokumentuen kudeaketa. Hau artxibo prozedura gehiago eskatzen koherentzia eta logika, biltzen delako: kudeaketa fisiko artxiboa (eta artxiboak) ezin da inprobisatu. Ezartzeko indartsu bat eta frogatutako laguntzen bermatzeko irisgarritasuna, fidagarritasuna, osotasuna eta dokumentuak. Sistema honek bermatzen laguntza dokumentu batetik bere sorrera, bere artxibatzea. Eskaintzen dituen aukera asko, hala nola, ezartzeko prozedurak eta sarbide-eskubideak. Aldean araudia betetzeko, ez dira ISO arau espezifikoak artxibatzea, eta, bereziki, standard ISO horrek bermatzen du: kasu zehatza dokumentu ofizialak, standard ISO bermatzen arautzea bere idazketa, beraz, standard ISO, zuen ardura arautzen du, datu-erregistroak. Horiek ISO arauak edo NF dira transmititzen adierazgarri, ez dira derrigorrez, eta ez dira beti bat berme handienarekin profesionaltasuna. Hau ez da inoiz errepikatzen da nahikoa, ez da engaina arauen arabera. Da truke-hirugarren-party artxibatze, bere esperientzia, eta bere ulermena zure benetako beharrak, aurkituko duzu hizlari behar duzu. Artxiboak daude, eskuragarri dokumentu guztiak sortutako edo jasotako enpresa bat zehar edozein ekitaldiko bere jarduera. Ondorioz, izan behar dute kontserbatu dute: guztiak traza ekonomia-eta gizarte-jarduera enpresa. Euren substratuak dira, era askotakoak: benetako kudeaketa motaren araberakoa media gordetzeko eta sailkatzeko, baina, era berean, artxibo-politika onartu enpresaren arabera (egokia, bere antolaketa eta jarduera-mota) mota jakin bakoitzean artxiboa (teoria hiru adin): Ohiko Galderak begira politika arduradunek eremuan sailkapen artxibo eta korporazio-dokumentuak aurkezteko dokumentuak enpresa bat betetzen oinarrizko arauak jarraitu sailkatzeko erabilgarritasun, eraginkortasunez eta modu iraunkorrean bat ezarri dokumentuak enpresa bat. Denbora bat edo beste, enpresa bat aurpegiak arazoa artxibatzea eta aurkezteko zein da kudeatu behar da, ondoren, ekoiztu edo jaso. Utzi crowding dokumentuak ez da irtenbidea Aurkitu osasuntsu bat egoera, badira prozedura ranking izendatutako termino generiko Espedienteen Kudeaketa.
Tresna bat da, espedienteak kudeatzeko eta horrek gomendatzen horiek tratatzeko, bere sorkuntza: Bere esparrua mugatua da, beraz, gaur egungo eta tarteko artxiboak, berriz, kontuan hartuz: ikuspegi estandar eta arauak, Espedienteen Kudeaketa prozesu bat da, artxibatzea, gainera, kutxa.
Espedienteen Kudeaketa izan da objektu nazioarteko estandarra, ISO, eskuratutako by the association française de normalizatzeko (AFNOR) izenburupean NF ISO.
Espedienteen Kudeaketa, beraz, helburua grabatu eta kontuan dokumentua, bere sorrera eta, beraz, upstream dokumental prozesua. Hau da, zergatik sartzen da bere planteamendu bat sailkapen-plan edo sailkapen-plana, besteak beste: Zer bereizten sailkapena biltegiratze, ederra da eta ondo jarri upstream kudeaketa baten arabera sailkapen eskema logikoa eta hierarkikoa da.
Horrenbestez, ezinbestekoa da zerbitzuaren arduraduna ezartzeko sailkapena plan galdera egokiak, hots: sailkapena egungo erregistro funtsezkoa da, esaten da, originala izan eta koherentea dela, hain zuzen, behar zuen errespetua bizitza artxiboak eta hori da, beraz, bihurtzen isla jarduera enpresa.
Horretarako, sailkapen bat egiten da, batetik sortzea, artxiboa eta ez ondoren, hain zuzen ere, ezta murrizteko pilaketak pila artxiboak gordetzen beharrik gabe prozesatu edo ordenatuta. Nola behar bezala sailkatzeko, eskatzen du zorroztasun Da baliozko metodo mota edozein izanda artxiboak (egungo, behin-behineko, behin betiko). Oinarritzen da bereizketa egin behar da, izaera materiala: ranking da, azkarra eta eraginkorra denean hasi zen, hasieran bezala, ekoizpen-fasea artxiboak. Beraz, argi dago bat ezartzea sailkapena plan ez da inprobisatu eta asko eskatzen baldintzak ordena eraginkorra izan dadin. Hori da, zergatik izan behar du egituratu egokitzeko: behar Da erori etengabe perspectiva ikerketa dokumentuak (nola erraz aurkituko dokumentu bat.) eta, beraz, izan behar integrala.
Egituraz, plan sailkapen batean lan egiten logikoa eta egituratua.
Dokumentuak dira, sailkatu eta banatu baten arabera logikoa eskema, eta, hierarkia bat orokorreko bereziki. Helburua da sartzeko dokumentu guztiak galdu gabe doitasun Bere izaera integrala da, izan ere, ondorioz, hori da zuen ardura aurkezteko dokumentu guztiak islatzen zereginak enpresak, bere jarduera.
Multzo oso bat beharreko dokumentuak sailkatu, edozein izanik ere mota biltegiratze ertain (papera, argazki, CD-rom, datu elektronikoen) Azkenik, hiru mota daude sailkapen plan motaren arabera jarduera-enpresa (funtzioak eta jarduerak), bere antolaketa (egitura eragiketa) eta objektu. Gisa artxiboak enpresa baten isla dira bere jarduera, lehentasun bat, edozein, kontuan emandako sailkapen eskema funtzionala. Hala ere, konbinazio bat metodoak ez da baztertzeko, baldin eta, jakina, ez dira nahastu oinarriak zatiketa, eta jarri karpeta guztiak maila berean. Azkenik, arrakasta bat sailkapen-eskema araberakoa izango da zerbitzu-artxibo hori eraikitzeko emaitza ezin hobea ezagutza eragiketa, jarduera enpresaren eta zerbitzua kudeatzen du. Horregatik, ikerketa bat aldez aurretik, ezinbestekoa da plan bat garatzeko sailkapen izan ere,"neurrira egindako". Esker ezartzeko Espedienteen Kudeaketa enpresa barruan nahi duen eraginkortasunez kudeatzeko bere artxiboak, gaur egun posible da hau azkena: kudeaketa-artxiboak gaia-plan bat eraginkorra sailkapena dakar ezinbestean gain, denbora eta produktibitatea enpresa eta kudeaketa-kostuak murriztea joan norabide berean. Hain zuzen ere, sailkapen bat sistematizatua artxiboak bat dakar zirkulazioa eta sarbidea asko erraztu, horrela lagunduz garatzeko errendimendua enpresa. Logika artxibo kontuan hartu behar iraupena lege kontserbazio dokumentuak ordena zehaztu zenbat denbora ekoizle du interes bat zaintzeko bere artxiboko materialak, eta horien patua dokumentu honen amaieran, denbora-tarte. Inbentarioa Liburua konbinatuz kantitatea eta balioa aktibo eta pasibo identifikatu inbentarioa. Ledger hori dauka, eskrituretako liburu-aldizkari bereizituago plan arabera kontuak enpresaren, mantenduz eta autentifikazioa liburuak beharrezkoa.
